Seit dem 1. Januar 2014 besteht in Österreich die Pflicht von E-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr, dabei sind genauso wie bei Papierrechnungen alle Pflichtangaben einer Rechnung einzuhalten. Zusätzlich muss die Menschliche Lesbarkeit gegeben sein, was so viel bedeutet wie inhaltlich erfassbar und verständlich.
Rechtliche Vorgaben in der EU
Die beschlossenen Richtlinien des Parlaments gibt den Mitgliedsstaaten vor, öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Dabei muss die elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Vorrausetzungen erfüllen:
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein durch Kontrollverfahren wie zum Beispiel die digitale Signatur
- Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
- Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Die menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
- Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein
- Alle Rechnungsmerkmale für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein
Nutzen elektronischer Rechnungslegung
Sind E-Rechnungen auch B2C (Business-to-Customer) möglich?
Elektronische Rechnungen sind für Konsumentengeschäfte geeignet, und sind vor allem dann sinnvoll, wenn kein physischer Kontakt zu den Kunden besteht. Dabei muss jedoch beachtet werden das die Rechnung als PDF-Rechnung und nicht als XML-Rechnung verschickt wird.
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Wann sollte auf die Elektronische Rechnung umgestiegen werden?
Ab wie vielen Rechnungen der Umstieg sinnvoll ist, ist natürlich stark branchenabhängig. Jedoch macht es schon sinn, ab 50-100 Ein- bzw. Ausgangsrechnungen pro Monat sich den Umstieg auf digitale Rechnungen zu überlegen.
Standards und Formate von E-Rechnungen
Welches Format sollte verwendet werden?
Das gängigste Format für die E-Rechnung in Österreich ist XML (Extensible Markup Language). Internationale elektronische Formate wären EDI/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).
Die XML-Rechnung funktioniert ebenso im Zusammenhang mit Teilrechnungen, Teilschlussrechnungen, Schlussrechnungen wie auch mit Deckungs- bzw. Haftrücklässen. Dabei muss die Rechnung jedoch ein standardisiertes Format besitzen, wie zum Beispiel ebInterface.
