Das perfekte Kassensystem

WBV Blog - Das perfekte Kassensystem

Die Anforderungen eines Kassensystems sind sehr von der Branche abhängig. Aufgrund der Vielzahl von Anbietern ist es nicht einfach die richtige Auswahl zu treffen. Aufgrund dessen sollten Sie sich vorab Gedanken über wichtige Features und Anforderungen machen.

Auf die Funktionen kommt es an

Ein Kassensystem soll Ihnen das Leben erleichtern. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Ihr System auf Ihre Branche ausgerichtet ist. Ein Einzelhändler hat andere Anforderungen wie ein Gastronomiebetrieb oder ein Friseur. Ob Einzelunternehmen oder große Filiale ist ein weiterer sehr wichtiger Punkt. Achten Sie deshalb darauf, dass die wichtigsten Branchenfunktionen vorhanden sind. Um ein Beispiel zu nennen, ein Gastronom benötigt Kellner Systeme, Tischpläne, zeitgesteuerte Preisänderung und auch Sonderwünsche sind nicht unüblich in dieser Branche.

Auch morgen noch up to date

Die Registrierkassen, die Sie heute kaufen, sind technisch und rechtlich auf dem neuesten Stand. Doch was passiert, wenn kurz nach dem Kauf neue Anforderungen hinzukommen, z. B. Was ist, wenn sich das Gesetz ändert? Verlassen Sie sich auf etablierte Hersteller, die regelmäßig Updates liefern und in angemessener Zeit auf neue gesetzliche Anforderungen oder technologische Entwicklungen im Umfeld reagieren können. Moderne Bezahlmöglichkeiten, wie kontaktloses Bezahlen per NFC, sollten heute Standard sein.

Schnelle und einfache Bedienbarkeit

Umso einfacher das System desto besser. Wenn das System so minimalistisch wie möglich gehalten wird, ist es auch meist selbsterklärend, somit wird viel Zeit in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gespart. Zusätzlich ist die Kundenzufriedenheit umso größer desto schneller der Kassiervorgang abgeschlossen ist. Das User Interface spielt eine sehr wichtige Rolle deswegen Testen Sie die Funktionsweise auf jeden Fall bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Alle Kennzahlen im Blick

Um die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen ist es wichtig immer aktuelle Daten vor sich zu haben. Ihr Kassensystem sollte daher in der Lage sein, die Wichtigsten Kennzahlen übersichtlich und in Echtzeit zu liefern. Dies erleichtert das Controlling und gibt Ihnen somit die Möglichkeit auf eventuelle Fehlerentwicklungen rasch zu reagieren.

Vorbereitung gegen Ausfälle

Wenn zur Stoßzeit das System ausfällt, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Die Wartezeit der Kunden ändert sich drastisch und sorgt für verärgerte Gäste. Deshalb ist die Ausfallssicherheit ein sehr wichtiges Kriterium bei der Auswahl der richtigen Kasse. Sehr wichtig ist, dass Ihr System auch offline problemlos weiterhin einwandfrei funktioniert. Auch Cloudsysteme sind heutzutage aus dem Vormarsch und bieten eine Datenverfügbarkeit zu jeder Zeit an jedem Ort.

24/7 Service und Support

Auch die zuverlässigsten Kassensysteme können versagen. Geschieht dies zu Stoßzeiten, kann es für Sie schnell teuer werden. Deshalb ist ein zuverlässiger 24/7 Support und Service sein Geld wert. Daher müssen Sie beim Kauf einer Registrierkasse unbedingt auf die Servicezeiten achten. Von Vorteil ist auch die Fernwartung Ihrer Anlage, die oft ausreicht, um alles wieder in Ordnung zu bringen und Ihnen teure Vor-Ort-Besuche zu ersparen.

Die wichtigsten Aspekte auf einen Blick:

  • Kurze Einrichtungszeit und hohe Usability
  • Kompatibilität mit Software & Hardware
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Qualität
  • Verfügbarkeit Support
  • Skalierbarkeit
  • Integration der Buchhaltung
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Funktionen zur Vereinfachung

  • Kartenzahlung,  kontaktlose Zahlung
  • Frei festlegbare Mehrwertsteuersätze
  • Rabatt- und Stornofunktion
  • Freie Eingabe von Preisen
  • Artikelsuche
  • Rechnungskopien, Kassen- und Zwischensumme
  • Gutschein- und Gutschriftverwaltung
  • Bestandsverfolgung und Einkaufsmanagement
  • Vertriebsberichte und -analysen
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