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Registrierkassen RKSV – konform betreiben

Seit dem 1.4.2017 gibt es die sogenannte Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) für Unternehmen, die einen Jahresumsatz von 15.000 Euro und Barumsätze von 7.500 Euro im Kalenderjahr überschreiten. Diese Verordnung regelt, dass jeder einzelne Beleg vom Finanzamt erfasst und Manipulationssicherheit gewährleistet ist.

Dabei werden die Barumsätze in einem Unternehmen in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet und mit einer Sicherheitseinrichtung signiert. Änderungen im Nachhinein oder Löschung von Belegen ist somit nicht mehr möglich. Aber welche Regulierungen und Vorschriften müssen für eine konforme Kassenführung beachtet werden?

Gesetzliche Grundlagen der RKSV

Die Basisregelungen der RKSV gelten bereits seit dem 1. Jänner 2016. Hier geht es um die Einzelaufzeichnungspflicht, die Registrierkassen- sowie Belegerteilungspflicht. Zudem gibt es eine Barumsatzverordnung.

Einzelaufzeichnungspflicht

Laut Bundesabgabenordnung müssen Unternehmen alle Einnahmen und Ausgaben laufend und einzeln aufzeichnen. Dabei geht es also im Prinzip um das Kassenbuch, das jedes Unternehmen führen muss. Es gibt zwar verschiedene Möglichkeiten, doch auf jeden Fall

darf keine Buchung ohne nachvollziehbare, vollständige und richtige Dokumentation erfolgen. Ausnahmen dafür sind in der Barumsatzverordnung vorgesehen.

Registrierkassenpflicht

Diese Pflicht liegt wie schon anfangs erwähnt vor, wenn der Jahresumsatz über 15.000 Euro beträgt und 7.500 Euro davon Barumsatz sind. Zum Beispiel: Zahlungen mit Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte, Gutscheinen sowie elektronischen Zahlungsmethoden.

Belegerteilungspflicht

Seit dem 1.Mai 2016 muss ein Unternehmen dem Käufer für jede Barzahlung einen Beleg aushändigen. Diesen muss der Kunde annehmen und behalten bis er außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten ist. Folgende Angaben muss der Beleg enthalten:

  • Unternehmensname
  • Fortlaufende Belegnummer
  • Datum der Belegausstellung
  • Zahlungsbetrag
  • Menge und handelsüblichen Bezeichnung
  • Signatur nach RKSV

 

Barumsatzverordnung – Befreiung der RKSV

Von dieser Verordnung ausgenommen sind beispielsweise alle Unternehmen, die ihre Umsätze im Freien generieren (Kalte-Hände-Regel) und die Nettogrenze von 30.000 Euro Umsatz im Jahr nicht überschreiten.

  • Umsätze an öffentlichen Orten, ohne Verbindung mit geschlossenen Räumen (Kalte-Hände-Regel) z. B. Kantinen, Maronibrater, Christbaumverkäufer, Hütten Betreiber, Feuerwehr- oder Vereinsfeste.
  • Mobile Dienstleister, die ihren Service direkt beim Kunden ausführen also von Haus zu Haus
  • Automaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro: Zigaretten-, Musik-, Münzprägeautomaten oder Jukeboxen
  • Online-Shops ohne Barumsätze

Technische Voraussetzungen

Seitdem in Kraft treten der Verordnung müssen alle Registrierkassen über eine technische Sicherheitseinrichtung (Manipulationsschutz) verfügen:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Drucker bzw. Vorrichtung für elektronische Belegübermittlung
  • Sicherheitseinrichtung: erstellt QR-Code
  • Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
  • Kassenidentifikationsnummer

Signaturpflicht der RKSV

Mit der Signaturpflicht sind Manipulationen unmöglich, denn die Barumsätze müssen mit einer elektronischen Signatur verkettet werden. Wer im Nachhinein etwas verändert oder löscht, macht die gesamte nachfolgende Kette ungültig.

Vorgeschriebene Angaben für die Signatur sind:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Uhrzeit des Vorgangs
  • Betragsaufsplitterung nach Steuersätzen
  • QR-Code – maschinenlesbare Signatur


Vorteil der RKSV für Unternehmen?

Die RKSV Regelung beschreibt die Anforderungen, die das Finanzamt an eine Registrierkasse stellt. Wenn Sie als Unternehmer diese Vorgaben befolgen, haben Sie bei einer Finanzkontrolle eine sichere Ausgangslage. Vor der Einführung dieser Signaturpflicht mussten Unternehmen die Richtigkeit ihrer Unterlagen stets beweisen.

Weil vorher die Belege manipuliert werden konnten, kann die Finanzbehörde jetzt davon ausgehen, dass die Angaben richtig und vollständig sind. Die Beweispflicht entfällt dadurch und erleichtert den Unternehmer oder Unternehmerin enorm.